DOCUMENTOS DE LOS QUE OBLIGATORIAMENTE DEBEN DISPONER TODAS LAS EMPRESAS

1.- REGISTRO SALARIAL.

Todas las empresas tienen la obligación de tener este documento, que incluye los salarios de los trabajadores de la empresa por categorías profesionales y separados por sexos. En caso de que exista una diferencia salarial de más del 25% entre sexos, se debe justificar el motivo.

2.- PLAN DE IGUALDAD.

En la actualidad están obligadas a disponer de un plan de igualdad las empresas con 50 o más trabajadores. No disponer de este plan puede suponer sanciones de entre 7.501 y 225.018 euros.
Tanto este documento como el registro salarial suelen ser solicitados por la Inspección de Trabajo con independencia de la materia sobre al que verse la revisión.

3.- REGISTRO DE JORNADA.

Todas las empresas están obligadas a llevar el registro de jornada de los trabajadores, incluidos aquellos que realizan total o parcialmente teletrabajo. Este registro debe indicar al menos la hora de inicio y finalización real de la jornada laboral, y es recomendable indicar también las pausas dentro de la jornada. Es importante que no se indiquen siempre de forma exacta las mismas horas de inicio y finalización, pues ello podría ser un indicio de que los datos consignados no son reales y de que en la práctica no se lleva a cabo este registro.
Este registro nació con el propósito de evitar que los trabajadores realizasen una jornada superior a la ordinaria sin cobrar horas extras. En la práctica, es el documento

que se utiliza en los procedimientos judiciales para probar la existencia o no de dichas horas extras.
A pesar de no ser obligatorio, es recomendable implantar una política interna sobre la forma de registrar la jornada y sobre los tiempos de descanso, para evitar que se computen como jornada tiempos que realmente no lo son. Estas políticas deben ser acordadas con la representación de los trabajadores.

4.- MATERIA DE PREVENCIÓN AJENO.

Servicio de Prevención ajeno. Conserve el contrato de actividades preventivas firmado con el servicio de prevención ajeno. Recuerde que este contrato debe englobar las cuatro especialidades técnicas de: seguridad en el trabajo, higiene industrial, medicina del trabajo y ergonomía y psicosociología aplicada.
Conserve también el último justificante de pago de los servicios prestados por el Servicio de Prevención Ajeno, para acreditar que el contrato se encuentra vigente.

Plan. Asimismo, conserve el plan de Prevención de riesgos Laborales y la evaluación de riesgos de todos los puestos de trabajo con la planificación de la actividad preventiva actualizada (es decir, que se indique la fecha en la que se debe realizar cada medida preventiva y cuando se ha implementado efectivamente). Verifique que se incluye ka evaluación de riesgos psicosociales.

Formación y entrega de EPIS. Conserve los justificantes que acrediten que ha formado a sus trabajadores en materia preventiva, y los justificantes de que les ha entregado los EPI adecuados junto con la formación e información necesaria para que los utilicen correctamente. Actualice periódicamente dicha formación.

Coordinación. Si su empresa subcontrata actividad o comparte su centro de trabajo con otras empresas, de forma puntual o permanente, conserve los documentos que acrediten la coordinación con dichas empresas en materia de prevención.
El incumplimiento de sus obligaciones en materia de prevención no sólo puede ser objeto de sanción: en caso de accidente de trabajo o enfermedad profesional, dichi incumplimiento puede suponer la obligación de pagar una indemnización por daños y perjuicios y un recargo de prestaciones.

Revisión médica. Conserve los certificados de aptitud médica de todos los trabajadores (o las cartas de renuncia a someterse a reconocimientos médicos). Recuerde que las empresas deben ofrecer la realización de dichas revisiones, tanto al inicio de la relación laboral como con la periodicidad que se establezca en el convenio colectivo de aplicación.

4.- CONTRATOS.

Aunque resulta evidente la necesidad de conservar los contratos de trabajo, algunas empresas pueden no disponer de ellos. Por ejemplo, las empresas que habitualmente son subcontratadas por otras pueden no disponer de los contratos de trabajo de todos sus trabajadores, puesto que en las subrogaciones impuestas por los convenios
colectivos no es habitual que se exija a la empresa saliente facilitar a la entrante los contratos de trabajo.
En caso de trabajadores extranjeros, guarde copia de los permisos de trabajo y controle periódicamente su vigencia.

5.- NÓMINAS Y COTIZACIONES.

Conserve las nóminas y cotizaciones de los últimos cuatro años (plazo del que dispone la Inspección de Trabajo para revisar dichos documentos).

6.- PÓLIZAS OBLIGATORIAS.

Mantenga actualizadas las pólizas de responsabilidad civil que cubra la responsabilidad patronal y el seguro que el convenio obligue a contratar (por ejemplo, para abonar cantidades por fallecimiento e incapacidad derivada de contingencia profesional). Si no dispone de póliza, o ésta cubre a un número inferior a trabajadores, o el importe asegurado es inferior al establecido en el convenio, su empresa puede ser condenada a abonar la contingencia, y la Inspección de Trabajo podría sancionarla.

7.- SUBCONTRATACIÓN.

En caso de subcontratación, mantenga en su poder el justificante periódico en el que se indique que la empresa subcontratada se encuentra al corriente de pago de las cotizaciones a la Seguridad Social.
Recuerde que, como empresario principal también está obligado a comprobar antes del inicio de la contrata, la afiliación y el alta en la Seguridad Social de los trabajadores que van a ser destinados a los trabajos.